Regulamin konferencji
Cloudyna 2022

wersja z dnia 07.06.2022 r.

§ 1
Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki udziału w konferencji pod nazwą Cloudyna 2022, która odbędzie się w terminie 28.09.2022 r. w Katowicach.
2. Cloudyna 2022 organizowana jest dla ogółu branży IT przez niebędącą przedsiębiorcą, pozarządową organizację non profit – Fundację GRUBA.IT i ma na celu przede wszystkim zgłębienie zagadnień związanych z tematyką publicznej chmury obliczeniowej.
3. Przychód uzyskany ze sprzedaży biletów wstępu na Konferencję przeznaczony zostanie na pokrycie kosztów związanych z jej organizacją oraz na działalność statutową Fundacji GRUBA.IT.
4. Konferencja Cloudyna 2022 skierowana jest do przedsiębiorców, przedstawicieli organizacji społecznych i zawodowych, a także do osób zainteresowanych lub zajmujących się zawodowo zagadnieniami związanymi z branżą IT, a w szczególności publiczną chmurą obliczeniową.
5. Osobami biorącymi udział w konferencji Cloudyna 2022 mogą być jedynie osoby pełnoletnie, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, które posiadają wykupiony bilet wstępu na Konferencję lub zaproszenie do udziału w Konferencji z ramienia Partnera Konferencji w ramach programu Cloud Industry Hero, a także osoby stanowiące Obsługę Konferencji lub Obsługę stoiska Partnera Konferencji.
6. Wszystkie osoby biorące udział w Konferencji, bez względu na ich status zobowiązane są do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
7. We wszelkich sprawach związanych z organizacją lub przebiegiem Konferencji należy kontaktować się z Fundacją GRUBA.IT:
   1. telefonicznie – pod numerem telefonu 570 333 567;
   2. listownie – pod adresem: Fundacja GRUBA.IT, ul. św. Jana 11/4, 40-012 Katowice;
   3. e-mailowo – pod adresem: [email protected]

§ 2
Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie użyte zostaną niżej wymienione pojęcia rozumie się przez to:

• Organizator lub GRUBA.IT – Fundacja GRUBA.IT z siedzibą w Katowicach, przy ul. Św. Jana 11/4, 40-012 Katowice, wpisana do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000724287, posiadająca nr NIP 6342928145, REGON 380012520;
• Konferencja – społeczne wydarzenie kulturalne organizowane dla ogółu branży IT o szeroko pojętej tematyce publicznej chmury obliczeniowej pod nazwą „Cloudyna 2022” odbywające się w dniu 28.09.2022 r. w Muzeum Śląskim w Katowicach, przy ulicy Dobrowolskiego 1.
• Uczestnik Konferencji – osoby fizyczne posiadający wykupiony bilet wstępu na Konferencję lub posiadający zaproszenie do udziału w konferencji z ramienia Partnera Konferencji w ramach programu Cloud Industry Hero.
• Obsługa Konferencji – biorący udział w Konferencji przedstawiciele Organizatora lub jego podwykonawców, a w tym m.in. obsługa lokalu/budynku, w którym odbywa się Konferencja, obsługa cateringu, fotograf, obsługa techniczna etc.
• Obsługa stoiska Partnera Konferencji – wskazane przez określonego Partnera Konferencji osoby zobowiązane do obsługi technicznej i organizacyjnej stoiska tego Partnera Konferencji;
• Partnerzy Konferencji – przedsiębiorcy, organizacje społeczne i zawodowe współpracujący z Organizatorem w ramach programu Cloud Industry Hero;
• Program Cloud Industry Hero – program partnerski, w ramach którego Fundacja GRUBA.IT wyłania współpracujące z nią podmioty zaangażowane w rozwój społeczności branży IT skupionej w szczególności wokół zagadnień związanych z publiczną chmurą obliczeniową;
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

§  3
Warunki uczestnictwa w Konferencji

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest wykupienie biletu wstępu, otrzymanie zaproszenia do udziału w Konferencji w ramach Programu Cloud Industry Hero lub posiadanie statusu Obsługi stoiska Partnera Konferencji albo Obsługi Konferencji.
2. Zaproszenie do udziału w Konferencji otrzymują prelegenci, prominentni przedstawiciele branży IT oraz przedstawiciele Partnerów Konferencji.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproszenia do udziału w Konferencji tylko wybranych osób. Szczegółowe informacje dotyczące możliwości otrzymania zaproszenia do udziału w Konferencji w ramach Programu Cloud Industry Hero dostępne są pod adresem https://cloudyna.net
4. Wykupienie biletu wstępu do udziału w Konferencji możliwe jest przez okres otwarcia rejestracji do wyczerpania puli dostępnych biletów. Liczba biletów jest ograniczona.
5. Warunkiem umożliwiającym wykupienie biletu jest dokonanie rejestracji poprzez prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego znajdującego się pod adresem https://app.evenea.pl/event/cloudyna-2022/ poprzez platformę Evenea znajdującą się pod adresem https://evenea.pl
6. Rejestracja dla regularnych biletów dostępna jest od godziny 12.00 w dniu 09.05.2022 r. do godziny 00.00 w dniu 24.06.2022 r., natomiast dla biletów późniejszych od godziny 12.00 w dniu 01.09.2022 r. do godziny 00.00 w dniu 14.09.2022 r.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia lub skrócenia okresu całej lub poszczególnych etapów rejestracji bez podania przyczyny.
8. Prawo do wzięcia udziału w Konferencji mają osoby, które po dokonaniu rejestracji opłacą bilet wstępu do dnia 1.09.2022 oraz otrzymają email potwierdzający ich udział w Konferencji.
9. Uczestnik Konferencji, który dokonał zakupu biletu wstępu na Konferencję może zrezygnować z udziału w Konferencji w każdym czasie bez podania przyczyny wysyłając e-mail na adres [email protected]
10. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji po opłaceniu biletu wstępu Organizator dokonuje zwrotu 75% ceny biletu, o ile oświadczenie o rezygnacji dotarło do Organizatora do dnia 1.09.2022 W pozostałych przypadkach uiszczona przez Uczestnika Konferencji cena biletu nie podlega zwrotowi.
11. Niewykorzystane bilety wstępu na Konferencje nie podlegają zwrotowi.

§ 4
Zakup biletów drogą elektroniczną

1. W przypadku zakupu biletu wstępu na Konferencję przez Uczestnika Konferencji dochodzi do świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) pomiędzy Uczestnikiem Konferencji, który dokonuje zakupu biletu wstępu a usługodawcą, za którego pośrednictwem dokonuje się zakupu (evenea.pl). Organizator nie ma wpływu na przebieg powyższego procesu i nie ponosi za niego odpowiedzialności.
2. Uczestnik Wydarzenia dokonujący zakupu biletu wstępu na Konferencję drogą elektroniczną uprawniony jest do złożenia reklamacji na proces dokonania zakupu bezpośrednio usługodawcy, za pośrednictwem którego dokonano zakupu, zgodnie z przewidzianą w jego Regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną procedurą reklamacyjną.

§ 5
Przebieg Konferencji oraz ogólne przepisy porządkowe

1. Konferencja rozpocznie się w dniu 28.09.2022 r. o godz. 09.00 i potrwa do godziny 18.00
2. Szczegółowy program Konferencji zostanie opublikowany na stronie internetowej https://cloudyna.net/ w terminie do dnia 20.05.2022 r.
3. Uczestnicy Konferencji oraz Obsługa stoisk Partnerów Konferencji zobowiązani są do okazania dokumentu tożsamości podczas rejestracji swojej obecności (udziału) w Konferencji w jej lokalizacji oraz imiennego biletu wstępu lub zaproszenia w formie elektronicznej lub papierowej (jeśli dotyczy). Podczas rejestracji Uczestnicy Konferencji i Obsługa Partnerów Konferencji otrzymają od Organizatora identyfikator, który powinni mieć przywieszony w widocznym miejscu przez cały czas trwania Konferencji.
4. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do bezwzględnego stosowania się do poleceń porządkowych Organizatora lub Obsługi Konferencji.
5. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do poszanowania praw i godności osobistej innych osób biorących udział w Konferencji bez względu na ich status. Uczestników Konferencji obowiązuje bezwzględny zakaz fizycznego lub słownego nękania innych osób biorących udział w Konferencji. Za nękanie przyjmuje się w szczególności: obraźliwe komentarze słowne dotyczące płci, tożsamości płciowej, wieku, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, wyglądu fizycznego, cech charakteru, rasy, narodowości, pochodzenia etnicznego, religii, zastraszanie, prześladowanie, niepożądany lub niestosowny kontakt fizyczny lub inne niepożądane uwagi.
6. W trakcie trwania Konferencji zabrania się używania słów, gestów oraz symboli powszechnie uznanych za obraźliwe lub niedozwolone, w tym wulgaryzmów lub określeń mogących powodować obrazę uczuć religijnych lub światopoglądowych, oraz wskazujących na dyskryminację z jakiegokolwiek powodu.
7. Organizator w trakcie trwania Konferencji zapewnia:
   • dostęp do sieci Internet za pomocą zabezpieczonej sieci bezprzewodowej
     Wi-Fi;
   • zasilanie elektryczne;
   • projektor multimedialny wraz z komputerem i niezbędnym oprogramowaniem przeznaczonymi do prezentacji w trakcie trwania wystąpień wskazanych przedstawicieli Partnerów Konferencji;
   • catering (stały dostęp do kawy i napojów, drobny poczęstunek, lunch).
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wyproszenia z terenu Konferencji każdej osoby, która swoim zachowaniem:
   • stwarza zagrożenie dla życia lub zdrowia innych osób,
   • zakłóca przebieg Konferencji,
   • w jakikolwiek sposób łamie powszechnie obowiązujące przepisy prawa,
   • nie stosuje się do poleceń Obsługi Konferencji lub
   • w jakikolwiek inny sposób narusza zapisy niniejszego Regulaminu.

W celu usunięcia takiej osoby z terenu Konferencji może być wezwana do interwencji ochrona Konferencji lub Policja. Osobom usuniętym z terenu Konferencji z wyżej wymienionych powodów nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora z tytułu braku możliwości dalszego udziału w Konferencji.

9. O wszelkich sprawach organizacyjnych, w tym w kwestiach spornych w trakcie trwania Konferencji decyduje Organizator.

§ 6
Przepisy porządkowe dotyczące stoisk Partnerów Konferencji

1. Stoiska Partnerów Konferencji oraz wszelkie wyeksponowane materiały promocyjne muszą mieścić się w wyznaczonej przez Organizatora przestrzeni, nie mogą być wyższe niż 2 metry, a ich montaż na wskazanej powierzchni nie powinien naruszać substancji podłoża lub ścian budynku i nie powinien trwać dłużej niż 3 godziny.
2. Organizator posiada wyłączne prawo wyznaczenia i wskazania przestrzeni przeznaczonej na instalację stoiska każdego Partnera Konferencji. Organizator przy wyznaczaniu przestrzeni w miarę możliwości uwzględni rozsądne życzenia przedstawicieli Partnerów Konferencji.
3. Przestrzeń stoiska danego Partnera Konferencji przydzielana jest przez Organizatora zgodnie z kolejnością przybycia przedstawicieli danego Partnera na Konferencję, chyba że co innego wynika z zawartej z Partnerem umowy.
4. Stoiska Partnerów Konferencji oraz wszelkie materiały promocyjne nie mogą naruszać praw i godności osobistej Uczestników Konferencji oraz przepisów powszechnie obowiązujących. Wszelkie materiały promocyjne Partnera Konferencji przed rozpoczęciem ich dystrybucji na terenie Konferencji powinny zostać uprzednio zaakceptowane przez Organizatora.
5. Niedozwolone jest urządzanie przez Partnera Konferencji na terenie Konferencji jakichkolwiek gier losowych, turniejów lub konkursów, chyba że co innego wynika z zawartej z Partnerem umowy.
6. Obsługa stoisk Partnerów Konferencji zobowiązana jest do bezwzględnego stosowania się do poleceń porządkowych Organizatora lub Obsługi Konferencji.
7. Stoiska Partnerów Konferencji nie mogą być pozostawione bez dozoru przedstawiciela Partnera Konferencji. Obsługa stoiska musi być obecna przy stoisku przez cały czas trwania Konferencji.
8. Partnerzy Konferencji odpowiedzialni są za:
   1. zapewnienie bezpieczeństwa Obsługi ich stoiska oraz przedmiotów znajdujących się w jego granicach;
   2. wszelkie szkody, jakie zostaną wyrządzone ścianom lub podłogom budynku, w którym odbywać się będzie Konferencja, podczas montażu, demontażu lub użytkowania stoiska;
   3. wszelkie szkody powstałe w sprzęcie udostępnionym przedstawicielowi i Obsłudze stoiska Partnera do użytku przez Organizatora;
   4. wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi, Obsłudze Konferencji, innym Partnerom Konferencji (ich przedstawicielom lub Obsłudze ich stoisk) lub Uczestnikom Konferencji przez swojego przedstawiciela lub Obsługę swojego stoiska, w tym także przez urządzenia przechowywane lub zainstalowane we własnym stoisku.
9. Partnerzy Konferencji mogą dystrybuować własne materiały promocyjne jedynie na wyznaczonym przez Organizatora terenie stoiska Partnera, chyba że zawarta z danym Partnerem umowa umożliwia dystrybucję materiałów promocyjnych w szerszym zakresie.
10. Na terenie stoisk Partnerów Konferencji niedozwolona jest instalacja automatów do napojów lub przekąsek lub oferowanie jakichkolwiek napojów lub posiłków w inny sposób, chyba że z zawartej z danym Partnerem umowy wynika co innego.
11. Wszelkie urządzenia lub aktywności emitujące dźwięk na terenie stoisk Partnerów Konferencji powinny być ograniczone do poziomu emitowania dźwięku niewykraczającego poza granice stoiska, a w żadnym wypadku nie powinny w jakikolwiek sposób przeszkadzać w punktach programu Konferencji, Uczestnikom Konferencji, Obsłudze Konferencji lub Obsłudze stoisk innych Partnerów Konferencji.
12. Zarówno przedstawiciele, jak i Obsługa stoiska Partnerów Konferencji powstrzymają się od działań, które w jakikolwiek sposób mogłyby zagrozić renomie Organizatora, Uczestników Konferencji i jej Obsłudze lub innych Partnerów Konferencji, narazić na jakąkolwiek szkodę wizerunkową lub w inny sposób zagrozić dobremu imieniu wskazanych podmiotów.

§ 7
Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody (materialne lub wizerunkowe, a w tym wszelkie ewentualne utracone korzyści) powstałe w trakcie trwania lub na skutek przeprowadzenia Konferencji z wyjątkiem szkód, będących wynikiem winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Organizatora.
2. Organizator dołoży wszelkich starań by Konferencja przebiegła zgodnie z przewidzianym harmonogramem oraz by w jej czasie odbyły się wszystkie przewidziane na stronie internetowej https://cloudyna.net punkty programu, jednakże z uwagi na nieprzewidziane okoliczności mogące wystąpić przed lub w trakcie trwania Konferencji Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany lub całkowitego zrezygnowania z poszczególnych punktów programu bez podania przyczyny. W takim przypadku Uczestnikom Konferencji nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Organizatora związane z powyższą okolicznością.

§ 8
Przetwarzanie danych osobowych

1. Organizator jest Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt. 7 RODO wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status.
2. Organizator przetwarza następujące kategorie danych osobowych wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status:
   1. podstawowe dane identyfikacyjne, tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania;
   2. elektroniczne dane identyfikacyjne, tj. adres e-mail;
   3. wizerunek w obszarach monitoringu wizyjnego oraz w trakcie utrwalania i relacjonowania przebiegu Konferencji.
3. Organizator przetwarza dane osobowe wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status w następujących celach:
   1. wykonania zawartej z Uczestnikiem Konferencji lub Partnerem Konferencji umowy,
   2. ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
   3. celach analitycznych i marketingowych.
4. Organizator przetwarza dane osobowe wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status na podstawie ich zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO), a także ze względu na prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Organizatora (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
5. Dane osobowe osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status udostępniane są w niezbędnym zakresie jedynie podwykonawcom Organizatora, czyli podmiotom, z usług których Organizator korzysta w celu organizacji i przeprowadzenia Konferencji.
6. Dane osobowe wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status w zależności od kategorii danych osobowych przechowywane są przez czas trwania umowy łączącej Organizatora z Uczestnikiem Konferencji lub Partnerem Konferencji do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z tej umowy lub do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia udzielonej wcześniej zgody, a także gdy Organizator uzna, że posiadane dane się zdezaktualizowały, a w każdym wypadku nie dłużej niż przez okres 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Konferencja miała miejsce.
7. Niezależnie od powyższego Organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu Konferencji w celu jej dokumentacji, transmisji za pośrednictwem sieci Internet w ramach audycji telewizyjnych, radiowych, internetowych lub innych publicznych transmisji oraz rozpowszechniania utrwalonych nagrań również po zakończeniu Konferencji w celu w celu promocji i reklamy Konferencji. W związku z tym wizerunek wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status może zostać nieodpłatnie utrwalony, a następnie rozpowszechniany przez Organizatora w sposób i dla wyżej określonych celów bezterminowo, ze względu na prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Organizatora, o czym każda osoba biorąca udział w Konferencji powinna być świadoma z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu.
8. Wizerunek wszelkich osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status może zostać także udostępniony Partnerom Konferencji w celach marketingowych (promocji Partnera Konferencji oraz Konferencji) na podstawie zgody osoby, której dane osobowe dotyczą. W takim wypadku Partnerzy Konferencji stają się współadministratorami danych w rozumieniu art. 26 RODO w zakresie danych, których dotyczy udzielona zgoda. Pełna lista Partnerów Konferencji dostępna jest na stronie internetowej Konferencji pod adresem https://cloudyna.net/#partners.
9. Osobom biorącym udział w Konferencji, bez względu na ich status przysługuje:
   1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
   2. prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych;
   3. prawo do usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania w zakresie, w jakim nie byłoby podstawy przetwarzania tych danych osobowych;
   4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w zakresie danych pozyskiwanych na podstawie zgody lub ze względu na szczególną sytuację, która uzasadnia zaprzestanie przetwarzania danych objętych sprzeciwem;
   5. prawo do przenoszenia danych;
   6. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
   7. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
10. Podanie danych osobowych przez osoby biorące udział w Konferencji, bez względu na ich status lub ich samodzielne uzyskanie przez Organizatora jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie lub brak zgody na ich uzyskiwanie uniemożliwi realizację usług świadczonych przez Organizatora.
11. W procesie świadczenia usług przez Organizatora nie są podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, a nikt spośród osób biorących udział w Konferencji, bez względu na ich status nie podlega profilowaniu.
12. Pełne informacje dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w Konferencji zawarte są w Polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej Konferencji pod adresem https://cloudyna.net/privacy-policy.

§ 9
Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji, bądź jej odwołania w przypadku wystąpienia zdarzeń od niego niezależnych (w szczególności będących wynikiem wojny, działań wojennych, działalności terrorystycznej, rewolucji, zamieszek społecznych, strajku, pożaru, trzęsienia ziemi, ekstremalnych warunków pogodowych i epidemii, pandemii lub z jakiegokolwiek innego powodu będącego skutkiem działania siły wyższej), które uniemożliwiają przeprowadzenie Konferencji w terminie. W takim wypadku Uczestnikom Konferencji, którzy wykupili bilet wstępu na Konferencję przysługuje według ich wyboru zwrot w wysokości 50% uiszczonej ceny za bilet lub zaliczenie 100% uiszczonej ceny na poczet kolejnej edycji Konferencji.
2. W przypadku, gdyby którekolwiek z postanowień Regulaminu okazało się nieważne, nieskuteczne, niezgodne z prawem lub niewykonalne w całości lub w części, okoliczność ta nie wpłynie na ważność pozostałych postanowień Regulaminu.
3. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy prawa polskiego.
4. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany Regulaminu z ważnych powodów.
5. Każda zmiana niniejszego Regulaminu zostanie poprzedzona przesłaniem Uczestnikom Konferencji, którzy wykupili bilet wstępu na Konferencję wiadomości e-mail z informacją o zmianach oraz zamieszczeniem informacji o zmianach na stronie internetowej https://cloudyna.net/ nie później niż na dwa tygodnie przed wejściem w życie tych zmian.
6. Uczestnikom Konferencji, którzy wykupili bilet wstępu na Konferencję, a którzy nie akceptują treści zmienionego Regulaminu przysługuje pełny zwrot uiszczonej za bilet ceny, o ile oświadczenie o braku akceptacji zmiany Regulaminu zostanie przesłane na adres e-mail Organizatora ([email protected]) nie później niż w terminie 7 dni od poinformowania Uczestnika Konferencji o zmianie Regulaminu.
7. Sądem wyłącznie właściwym do rozpoznawania sporów wynikłych na tle niniejszej umowy jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
8. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 15.05.2022